Bezpečnosť a ochrana údajov v ControlCMS

1. Rozsah a úlohy Táto Dohoda o spracovaní údajov je súčasťou Podmienok služby medzi vami a ControlCMS a platí vždy, keď sú osobné údaje spracovávané vo vašom mene prostredníctvom služby. Pre osobné údaje vašich zákazníkov, zamestnancov a iných osôb, ktorých údaje umiestnite do služby, ste vy správcovia a ControlCMS je spracovateľ, v zmysle Všeobecného nariadenia o ochrane údajov EÚ (GDPR), najmä článku 28. 2. Predmet, trvanie a účel Predmetom je hosting a spracovanie osobných údajov potrebných na poskytovanie služby vám, ako je uchovávanie záznamov, ich zobrazovanie vo vašej administrácii a na vašej predajni, odosielanie správ, ktoré spúšťate, a spracovanie objednávok, rezervácií a platieb. Spracovanie trvá tak dlho, ako používate službu a až do vymazania údajov, ako je popísané nižšie. 3. Subjekty údajov a kategórie osobných údajov Subjekty údajov môžu zahŕňať vašich zákazníkov a potenciálnych zákazníkov, návštevníkov vašej webovej stránky alebo predajne, vašich zamestnancov a vašich dodávateľov. Osobné údaje môžu zahŕňať mená, kontaktné údaje (ako e-mailová adresa, telefónne číslo a poštová adresa), údaje o účte a prihlásení, záznamy o objednávkach, rezerváciách a platbách (celé čísla kariet spracovávajú poskytovatelia platieb, nie sú uložené v službe), správy, poznámky, ktoré zaznamenáte, doklady o identite alebo licencie, ak ich váš typ podnikania vyžaduje, a technické údaje ako IP adresy. Špeciálne kategórie osobných údajov by ste mali umiestniť do služby iba v prípade, že je to nevyhnutné a zákonné pre vaše podnikanie. 4. Spracovanie na základe zdokumentovaných pokynov Osobné údaje sú spracovávané iba na základe vašich zdokumentovaných pokynov. Vaše pokyny sú dané týmito dohodami a spôsobom, akým konfigurujete a používate službu. Spracovanie na iné účely sa uskutočňuje iba v prípade, že to vyžaduje právo EÚ alebo členského štátu, v takom prípade budete informovaní vopred, pokiaľ to právo nezakazuje. Ak sa pokyn zdá porušovať zákon o ochrane údajov, budete informovaní. 5. Dôvernosť Prístup k vašim osobným údajom je obmedzený na personál ControlCMS, ktorý ich potrebuje na poskytovanie, údržbu a podporu služby. Všetci takíto pracovníci sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti. 6. Bezpečnostné opatrenia Prijímajú sa vhodné technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov, pričom sa zohľadňuje stav technológie a riziká. Tieto opatrenia zahŕňajú šifrovanie počas prenosu, oddelenie údajov každého zákazníka, prístupové kontroly na základe rolí, ochranu uložených tajomstiev, maskovanie citlivých hodnôt v záznamoch, auditné stopy pre citlivé akcie, pravidelné zálohy a monitorovanie služby. Tieto opatrenia sa pravidelne prehodnocujú a zlepšujú. 7. Subspracovatelia Dávate všeobecné povolenie na používanie subspracovateľov v nasledujúcich kategóriách: poskytovatelia hostingu a infraštruktúry (servery, úložisko, sieťovanie a bezpečnosť), služby doručovania e-mailov a správ a, keď používate funkcie podporované AI, poskytovatelia AI modelov, ktoré spracovávajú obsah, ktorý predkladáte týmto funkciám. Platobné, doručovacie a iné služby tretích strán, ktoré sa rozhodnete pripojiť, konajú na základe vašich vlastných dohôd s nimi. Každý subspracovateľ je viazaný povinnosťami ochrany údajov, ktoré sú ekvivalentné týmto dohodám. Budete informovaní o akýchkoľvek zamýšľaných prídavkoch alebo nahradeniach subspracovateľa a môžete sa proti nim odvolať na primeraných dôvodoch ochrany údajov; ak sa nenájde riešenie, môžete ukončiť dotknutú službu. 8. Pomoc pri žiadostiach subjektov údajov S ohľadom na povahu spracovania ControlCMS vám pomáha pri odpovedaní na žiadosti jednotlivcov, ktorí uplatňujú svoje práva, ako sú prístup, oprava, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť a námietka. Služba vám umožňuje zobraziť, upraviť, exportovať a vymazať záznamy, ktoré máte. Ak je žiadosť prijatá priamo, bude vám postúpená bez odpovede na ňu vo vašom mene, pokiaľ neudáte inak. 9. Porušenia osobných údajov Ak sa zistí porušenie osobných údajov, ktoré sa týka vašich údajov, budete informovaní bez zbytočného odkladu, s informáciami dostupnými v čase o jeho povahe, pravdepodobných následkoch a prijatých alebo navrhnutých opatreniach. Taktiež dostanete primeranú pomoc pri vašich vlastných oznámeniach dozorným orgánom a dotknutým jednotlivcom, ako aj pri akýchkoľvek hodnoteniach vplyvu na ochranu údajov týkajúcich sa služby. 10. Vymazanie a vrátenie údajov Keď služba skončí, môžete exportovať svoje údaje na primerané obdobie. Po tomto období sa osobné údaje vymažú, pokiaľ právo EÚ alebo členského štátu nevyžaduje ich uchovanie. Kópie v zálohách sú odstránené, keď zálohy vypršia v normálnej rotácii a zostanú chránené do tej doby. 11. Audity a informácie Na požiadanie vám budú poskytnuté informácie, ktoré sú primerane potrebné na preukázanie súladu s touto dohodou. Audity, vrátane kontrol z vašej strany alebo nezávislého audítora, ktorého ste vymenovali, sú povolené s primeraným predchádzajúcim upozornením, počas bežných pracovných hodín, s ohľadom na dôvernosť a spôsobom, ktorý neohrozuje bezpečnosť ostatných zákazníkov. Pokiaľ to nevyžaduje dozorný orgán alebo po porušení osobných údajov, audity sú obmedzené na raz ročne a vykonávajú sa na vaše náklady. 12. Medzinárodné prevody Ak sa osobné údaje prenášajú do krajiny mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, ktorá nemá rozhodnutie o primeranosti, prevod je chránený štandardnými zmluvnými doložkami prijatými Európskou komisiou, spolu s akýmikoľvek doplnkovými opatreniami, ktoré sú potrebné. 13. Zodpovednosť, prednosť a platné právo Obmedzenia zodpovednosti v Podmienkach služby sa vzťahujú na túto dohodu, pokiaľ to zákon povoľuje. V prípade konfliktu medzi touto dohodou a Podmienkami služby týkajúcimi sa osobných údajov prevláda táto dohoda. Táto dohoda sa riadi belgickým právom.