Beveiliging en gegevensbescherming bij ControlCMS

1. Toepassingsgebied en rollen Deze Gegevensverwerkingsovereenkomst maakt deel uit van de Servicevoorwaarden tussen u en ControlCMS en is van toepassing wanneer persoonlijke gegevens namens u worden verwerkt via de service. Voor de persoonlijke gegevens van uw klanten, personeel en andere personen wiens gegevens u in de service plaatst, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en is ControlCMS de verwerker, in de zin van de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het bijzonder Artikel 28. 2. Onderwerp, duur en doel Het onderwerp is het hosten en verwerken van persoonlijke gegevens die nodig zijn om de service aan u te bieden, zoals het opslaan van gegevens, het weergeven ervan in uw paneel en op uw winkel, het verzenden van de berichten die u activeert, en het afhandelen van bestellingen, boekingen en betalingen. De verwerking duurt zolang u de service gebruikt en totdat de gegevens worden verwijderd zoals hieronder beschreven. 3. Betrokkenen en categorieën van persoonlijke gegevens Betrokkenen kunnen uw klanten en potentiële klanten, bezoekers van uw website of winkel, uw medewerkers en uw leveranciers omvatten. Persoonlijke gegevens kunnen namen, contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer en postadres), account- en inloggegevens, bestel-, boekings- en betalingsrecords (volledige kaartnummers worden door de betalingsproviders behandeld, niet opgeslagen in de service), berichten, notities die u vastlegt, identiteits- of licentiedocumenten waar uw type bedrijf ze vereist, en technische gegevens zoals IP-adressen omvatten. U dient alleen speciale categorieën van persoonlijke gegevens in de service te plaatsen waar dit noodzakelijk en wettig is voor uw bedrijf. 4. Verwerking op gedocumenteerde instructies Persoonlijke gegevens worden alleen verwerkt op uw gedocumenteerde instructies. Uw instructies worden gegeven door deze overeenkomsten en door de manier waarop u de service configureert en gebruikt. Verwerking voor andere doeleinden vindt alleen plaats waar vereist door EU- of lidstaatwetgeving, in welk geval u vooraf op de hoogte wordt gesteld, tenzij die wet dit verbiedt. Als een instructie lijkt in te breken op de gegevensbeschermingswet, wordt u geïnformeerd. 5. Vertrouwelijkheid Toegang tot uw persoonlijke gegevens is beperkt tot het personeel van ControlCMS dat deze nodig heeft om de service te bieden, onderhouden en ondersteunen. Al deze personen zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsverplichting. 6. Beveiligingsmaatregelen Geschikte technische en organisatorische maatregelen worden toegepast om persoonlijke gegevens te beschermen, rekening houdend met de stand van de techniek en de bijbehorende risico's. Deze omvatten versleuteling tijdens verzending, scheiding van de gegevens van elke klant, rolgebaseerde toegangscontroles, bescherming van opgeslagen geheimen, maskering van gevoelige waarden in logs, auditsporen voor gevoelige acties, regelmatige back-ups en monitoring van de service. De maatregelen worden in de loop van de tijd herzien en verbeterd. 7. Subverwerkers U geeft een algemene toestemming voor het gebruik van subverwerkers in de volgende categorieën: hosting- en infrastructuurproviders (servers, opslag, netwerken en beveiliging), e-mail- en berichtleveringsdiensten, en, wanneer u AI-ondersteunde functies gebruikt, providers van de AI-modellen die de inhoud verwerken die u indient bij die functies. Betalings-, leverings- en andere derde-diensten waarmee u ervoor kiest te verbinden, handelen onder uw eigen overeenkomst met hen. Elke subverwerker is gebonden aan gegevensbeschermingsverplichtingen die gelijkwaardig zijn aan die in deze overeenkomst. U wordt geïnformeerd over elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker en kunt bezwaar maken op redelijke gegevensbeschermingsgronden; als er geen oplossing kan worden gevonden, kunt u de betreffende service beëindigen. 8. Hulp bij verzoeken van betrokkenen Rekening houdend met de aard van de verwerking, helpt ControlCMS u bij het reageren op verzoeken van individuen die hun rechten uitoefenen, zoals toegang, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. De service stelt u in staat om de records die u heeft te bekijken, bewerken, exporteren en verwijderen. Als een verzoek rechtstreeks wordt ontvangen, wordt dit naar u doorgestuurd zonder erop uw naam te reageren, tenzij u anders instrueert. 9. Inbreuken op persoonlijke gegevens Als er een inbreuk op persoonlijke gegevens die uw gegevens betreft, wordt ontdekt, wordt u zonder onnodige vertraging op de hoogte gesteld, met de informatie die op dat moment beschikbaar is over de aard, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. U ontvangt ook redelijke hulp bij uw eigen meldingen aan toezichthoudende autoriteiten en getroffen individuen, en bij eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordelingen met betrekking tot de service. 10. Verwijdering en teruggave van gegevens Wanneer de service eindigt, kunt u uw gegevens gedurende een redelijke periode exporteren. Na die periode worden de persoonlijke gegevens verwijderd, tenzij EU- of lidstaatwetgeving vereist dat ze bewaard blijven. Kopieën in back-ups worden verwijderd naarmate de back-ups in hun normale rotatie verlopen en blijven tot dan beschermd. 11. Audits en informatie Op verzoek ontvangt u de informatie die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen. Audits, inclusief inspecties door u of een onafhankelijke auditor die door u is aangesteld, zijn toegestaan met redelijke voorafgaande kennisgeving, tijdens normale kantooruren, onder voorbehoud van vertrouwelijkheid en op een manier die de beveiliging van andere klanten niet in gevaar brengt. Tenzij vereist door een toezichthoudende autoriteit of na een inbreuk op persoonlijke gegevens, zijn audits beperkt tot eenmaal per jaar en worden ze op uw kosten uitgevoerd. 12. Internationale overdrachten Waar persoonlijke gegevens worden overgedragen naar een land buiten de Europese Economische Ruimte dat niet profiteert van een adequaatheidsbesluit, wordt de overdracht beschermd door de Standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn aangenomen, samen met eventuele aanvullende maatregelen die vereist zijn. 13. Aansprakelijkheid, voorrang en toepasselijk recht De aansprakelijkheidsbeperkingen in de Servicevoorwaarden zijn van toepassing op deze overeenkomst, voor zover wettelijk toegestaan. In geval van conflict tussen deze overeenkomst en de Servicevoorwaarden met betrekking tot persoonlijke gegevens, heeft deze overeenkomst voorrang. Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht.