Sicherheit und Datenschutz bei ControlCMS

1. Umfang und Rollen Diese Datenverarbeitungsvereinbarung ist Teil der Nutzungsbedingungen zwischen Ihnen und ControlCMS und gilt immer, wenn persönliche Daten in Ihrem Auftrag über den Dienst verarbeitet werden. Für die persönlichen Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter und anderer Personen, deren Daten Sie in den Dienst eingeben, sind Sie der Verantwortliche und ControlCMS der Auftragsverarbeiter im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere Artikel 28. 2. Gegenstand, Dauer und Zweck Gegenstand ist das Hosting und die Verarbeitung persönlicher Daten, die zur Bereitstellung des Dienstes für Sie erforderlich sind, wie das Speichern von Aufzeichnungen, das Anzeigen dieser in Ihrem Panel und auf Ihrem Shop, das Versenden der von Ihnen ausgelösten Nachrichten sowie die Bearbeitung von Bestellungen, Buchungen und Zahlungen. Die Verarbeitung dauert so lange, wie Sie den Dienst nutzen, und bis die Daten wie unten beschrieben gelöscht werden. 3. Betroffene Personen und Kategorien persönlicher Daten Betroffene Personen können Ihre Kunden und potenziellen Kunden, Besucher Ihrer Website oder Ihres Shops, Ihre Mitarbeiter und Ihre Lieferanten umfassen. Persönliche Daten können Namen, Kontaktdaten (wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postadresse), Konto- und Anmeldedaten, Auftrags-, Buchungs- und Zahlungsunterlagen (vollständige Kartennummern werden von den Zahlungsanbietern verarbeitet, nicht im Dienst gespeichert), Nachrichten, Notizen, die Sie aufzeichnen, Identitäts- oder Lizenzdokumente, wo dies für Ihre Art von Geschäft erforderlich ist, und technische Daten wie IP-Adressen umfassen. Sie sollten besondere Kategorien persönlicher Daten nur in den Dienst eingeben, wenn dies für Ihr Geschäft erforderlich und rechtmäßig ist. 4. Verarbeitung auf dokumentierten Anweisungen Persönliche Daten werden nur auf Ihren dokumentierten Anweisungen verarbeitet. Ihre Anweisungen ergeben sich aus diesen Vereinbarungen und aus der Art und Weise, wie Sie den Dienst konfigurieren und nutzen. Die Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, wenn dies durch EU- oder Mitgliedstaatengesetz erforderlich ist, in diesem Fall werden Sie im Voraus informiert, es sei denn, dieses Gesetz verbietet dies. Wenn eine Anweisung den Anschein erweckt, gegen das Datenschutzrecht zu verstoßen, werden Sie informiert. 5. Vertraulichkeit Der Zugriff auf Ihre persönlichen Daten ist auf das Personal von ControlCMS beschränkt, das diese zur Bereitstellung, Wartung und Unterstützung des Dienstes benötigt. Alle diese Personen sind an eine Vertraulichkeitsverpflichtung gebunden. 6. Sicherheitsmaßnahmen Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen werden ergriffen, um persönliche Daten zu schützen, wobei der Stand der Technik und die damit verbundenen Risiken berücksichtigt werden. Dazu gehören die Verschlüsselung im Transit, die Trennung der Daten jedes Kunden, rollenbasierte Zugriffskontrollen, der Schutz gespeicherter Geheimnisse, das Maskieren sensibler Werte in Protokollen, Prüfprotokolle für sensible Aktionen, regelmäßige Backups und die Überwachung des Dienstes. Die Maßnahmen werden im Laufe der Zeit überprüft und verbessert. 7. Unterauftragsverarbeiter Sie erteilen eine allgemeine Genehmigung zur Nutzung von Unterauftragsverarbeitern in den folgenden Kategorien: Hosting- und Infrastrukturprovider (Server, Speicher, Netzwerk und Sicherheit), E-Mail- und Nachrichtenübermittlungsdienste und, wenn Sie KI-unterstützte Funktionen nutzen, Anbieter der KI-Modelle, die den Inhalt verarbeiten, den Sie diesen Funktionen übermitteln. Zahlungs-, Liefer- und andere Drittanbieterdienste, die Sie auswählen, um sich zu verbinden, handeln unter Ihrer eigenen Vereinbarung mit ihnen. Jeder Unterauftragsverarbeiter ist an Datenschutzverpflichtungen gebunden, die den in dieser Vereinbarung enthaltenen gleichwertig sind. Sie werden über jede beabsichtigte Hinzufügung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters informiert und können aus angemessenen datenschutzrechtlichen Gründen Widerspruch einlegen; wenn keine Lösung gefunden werden kann, können Sie den betroffenen Dienst kündigen. 8. Unterstützung bei Anfragen von betroffenen Personen Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt ControlCMS Sie bei der Beantwortung von Anfragen von Personen, die ihre Rechte ausüben, wie Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Der Dienst ermöglicht es Ihnen, die Aufzeichnungen, die Sie haben, einzusehen, zu bearbeiten, zu exportieren und zu löschen. Wenn eine Anfrage direkt eingeht, wird sie ohne Antwort in Ihrem Namen an Sie weitergeleitet, es sei denn, Sie geben andere Anweisungen. 9. Verletzungen personenbezogener Daten Wenn eine Verletzung personenbezogener Daten, die Ihre Daten betrifft, entdeckt wird, werden Sie ohne unangemessene Verzögerung benachrichtigt, mit den Informationen, die zu diesem Zeitpunkt über die Art, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen verfügbar sind. Sie erhalten auch angemessene Unterstützung bei Ihren eigenen Benachrichtigungen an Aufsichtsbehörden und betroffene Personen sowie bei etwaigen Datenschutz-Folgenabschätzungen, die den Dienst betreffen. 10. Löschung und Rückgabe von Daten Wenn der Dienst endet, können Sie Ihre Daten für einen angemessenen Zeitraum exportieren. Nach diesem Zeitraum werden die persönlichen Daten gelöscht, es sei denn, EU- oder Mitgliedstaatengesetze verlangen, dass sie aufbewahrt werden. Kopien in Backups werden entfernt, wenn die Backups in ihrer normalen Rotation ablaufen und bis dahin geschützt bleiben. 11. Audits und Informationen Auf Anfrage erhalten Sie die Informationen, die vernünftigerweise erforderlich sind, um die Einhaltung dieser Vereinbarung nachzuweisen. Audits, einschließlich Inspektionen durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten unabhängigen Prüfer, sind mit angemessener Vorankündigung während der regulären Geschäftszeiten erlaubt, vorbehaltlich der Vertraulichkeit und in einer Weise, die die Sicherheit anderer Kunden nicht gefährdet. Sofern nicht von einer Aufsichtsbehörde oder nach einer Verletzung personenbezogener Daten gefordert, sind Audits auf einmal pro Jahr beschränkt und werden auf Ihre Kosten durchgeführt. 12. Internationale Übertragungen Wenn persönliche Daten in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden, das nicht von einem Angemessenheitsbeschluss profitiert, wird die Übertragung durch die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln geschützt, zusammen mit allen erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. 13. Haftung, Vorrang und anwendbares Recht Die Haftungsbeschränkungen in den Nutzungsbedingungen gelten für diese Vereinbarung, soweit gesetzlich zulässig. Im Falle eines Konflikts zwischen dieser Vereinbarung und den Nutzungsbedingungen hinsichtlich personenbezogener Daten hat diese Vereinbarung Vorrang. Diese Vereinbarung unterliegt dem belgischen Recht.