जब आप सेवा का उपयोग अपने ग्राहकों के व्यक्तिगत डेटा को संभालने के लिए करते हैं, तो आप तय करते हैं कि उस डेटा का उपयोग कैसे किया जाएगा और ControlCMS केवल आपके पक्ष में इसे संसाधित करता है। यह समझौता उन भूमिकाओं और जीडीपीआर (अनुच्छेद 28) द्वारा आवश्यक सुरक्षा उपायों को निर्धारित करता है।
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1. दायरा और भूमिकाएँ
यह डेटा प्रोसेसिंग समझौता आपके और ControlCMS के बीच सेवा की शर्तों का एक हिस्सा है और तब लागू होता है जब भी आपके पक्ष में सेवा के माध्यम से व्यक्तिगत डेटा संसाधित किया जाता है। आपके ग्राहकों, कर्मचारियों और अन्य लोगों के व्यक्तिगत डेटा के लिए, जिनका डेटा आप सेवा में रखते हैं, आप नियंत्रक हैं और ControlCMS प्रोसेसर है, यूरोपीय संघ के सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन (GDPR) के अर्थ में, विशेष रूप से अनुच्छेद 28।
2. विषय वस्तु, अवधि और उद्देश्य
विषय वस्तु सेवा प्रदान करने के लिए आवश्यक व्यक्तिगत डेटा की होस्टिंग और प्रोसेसिंग है, जैसे रिकॉर्ड को स्टोर करना, उन्हें आपके पैनल और आपके स्टोरफ्रंट पर प्रदर्शित करना, आपके द्वारा ट्रिगर किए गए संदेश भेजना, और आदेश, बुकिंग और भुगतान को संभालना। प्रोसेसिंग तब तक चलती है जब तक आप सेवा का उपयोग करते हैं और जब तक डेटा को नीचे वर्णित तरीके से हटाया नहीं जाता।
3. डेटा विषय और व्यक्तिगत डेटा की श्रेणियाँ
डेटा विषयों में आपके ग्राहक और संभावित ग्राहक, आपकी वेबसाइट या स्टोरफ्रंट पर आने वाले विज़िटर, आपके कर्मचारी और आपके आपूर्तिकर्ता शामिल हो सकते हैं। व्यक्तिगत डेटा में नाम, संपर्क विवरण (जैसे ईमेल पता, फोन नंबर और डाक पता), खाता और साइन-इन डेटा, आदेश, बुकिंग और भुगतान रिकॉर्ड (पूर्ण कार्ड नंबर भुगतान प्रदाताओं द्वारा संभाले जाते हैं, सेवा में स्टोर नहीं किए जाते), संदेश, नोट्स जो आप रिकॉर्ड करते हैं, पहचान या लाइसेंस दस्तावेज जहाँ आपके व्यवसाय के प्रकार की आवश्यकता होती है, और तकनीकी डेटा जैसे आईपी पते शामिल हो सकते हैं। आपको केवल सेवा में विशेष श्रेणियों के व्यक्तिगत डेटा को तब रखना चाहिए जब यह आपके व्यवसाय के लिए आवश्यक और वैध हो।
4. प्रलेखित निर्देशों पर प्रोसेसिंग
व्यक्तिगत डेटा केवल आपके प्रलेखित निर्देशों पर संसाधित किया जाता है। आपके निर्देश इन समझौतों द्वारा और जिस तरह से आप सेवा को कॉन्फ़िगर और उपयोग करते हैं, द्वारा दिए जाते हैं। अन्य उद्देश्यों के लिए प्रोसेसिंग केवल तब होती है जब यह यूरोपीय संघ या सदस्य राज्य के कानून द्वारा आवश्यक हो, जिसमें मामले में आपको पहले से सूचित किया जाएगा जब तक कि वह कानून इसे प्रतिबंधित न करे। यदि कोई निर्देश डेटा संरक्षण कानून का उल्लंघन करता हुआ प्रतीत होता है, तो आपको सूचित किया जाएगा।
5. गोपनीयता
आपके व्यक्तिगत डेटा तक पहुँच ControlCMS के कर्मचारियों तक सीमित है जिन्हें इसे सेवा प्रदान करने, बनाए रखने और समर्थन करने की आवश्यकता है। ऐसे सभी व्यक्तियों पर गोपनीयता का दायित्व होता है।
6. सुरक्षा उपाय
व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए उचित तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू किए जाते हैं, जिसमें नवीनतम तकनीक और शामिल जोखिमों को ध्यान में रखा जाता है। इनमें ट्रांजिट में एन्क्रिप्शन, प्रत्येक ग्राहक के डेटा का पृथक्करण, भूमिका आधारित पहुँच नियंत्रण, संग्रहीत रहस्यों की सुरक्षा, लॉग में संवेदनशील मानों का मास्किंग, संवेदनशील क्रियाओं के लिए ऑडिट ट्रेल्स, नियमित बैकअप, और सेवा की निगरानी शामिल हैं। समय के साथ इन उपायों की समीक्षा और सुधार किया जाता है।
7. उप-प्रोसेसर
आप उप-प्रोसेसरों के उपयोग के लिए सामान्य अनुमति देते हैं जिनमें निम्नलिखित श्रेणियाँ शामिल हैं: होस्टिंग और अवसंरचना प्रदाता (सर्वर, भंडारण, नेटवर्किंग और सुरक्षा), ईमेल और संदेश वितरण सेवाएँ, और, जब आप एआई-सहायता प्राप्त सुविधाओं का उपयोग करते हैं, तो उन सुविधाओं के लिए सामग्री संसाधित करने वाले एआई मॉडल के प्रदाता। भुगतान, वितरण और अन्य तृतीय-पक्ष सेवाएँ जिनसे आप कनेक्ट करने का विकल्प चुनते हैं, आपके साथ उनके अपने समझौते के तहत कार्य करती हैं। प्रत्येक उप-प्रोसेसर डेटा संरक्षण के दायित्वों के अधीन है जो इस समझौते में समान हैं। आपको किसी भी प्रस्तावित उप-प्रोसेसर के जोड़ने या प्रतिस्थापन के बारे में सूचित किया जाएगा और आप उचित डेटा संरक्षण के कारण आपत्ति कर सकते हैं; यदि कोई समाधान नहीं मिल पाता है, तो आप प्रभावित सेवा को समाप्त कर सकते हैं।
8. डेटा विषय अनुरोधों में सहायता
प्रोसेसिंग की प्रकृति को ध्यान में रखते हुए, ControlCMS आपको उन व्यक्तियों के अनुरोधों का उत्तर देने में सहायता करता है जो अपने अधिकारों का प्रयोग कर रहे हैं, जैसे पहुँच, सुधार, हटाना, प्रतिबंध, पोर्टेबिलिटी और आपत्ति। सेवा आपको आपके पास रखे गए रिकॉर्ड को देखने, संपादित करने, निर्यात करने और हटाने की अनुमति देती है। यदि कोई अनुरोध सीधे प्राप्त होता है, तो इसे आपके पास अग्रेषित किया जाएगा बिना आपके पक्ष में इसका उत्तर दिए, जब तक कि आप अन्यथा निर्देशित न करें।
9. व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन
यदि आपके डेटा को प्रभावित करने वाला कोई व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन खोजा जाता है, तो आपको बिना किसी अनावश्यक देरी के सूचित किया जाएगा, उस समय उपलब्ध जानकारी के साथ इसके स्वभाव, संभावित परिणामों और उठाए गए या प्रस्तावित उपायों के बारे में। आपको अपने स्वयं के पर्यवेक्षी प्राधिकरणों और प्रभावित व्यक्तियों को सूचित करने में उचित सहायता भी मिलेगी, और सेवा से संबंधित किसी भी डेटा संरक्षण प्रभाव आकलनों में भी।
10. डेटा का हटाना और वापसी
जब सेवा समाप्त होती है, तो आप एक उचित अवधि के लिए अपने डेटा का निर्यात कर सकते हैं। उस अवधि के बाद, व्यक्तिगत डेटा को हटा दिया जाता है, जब तक कि यूरोपीय संघ या सदस्य राज्य का कानून इसे बनाए रखने की आवश्यकता नहीं करता। बैकअप में प्रतियां तब हटा दी जाती हैं जब बैकअप अपनी सामान्य रोटेशन में समाप्त हो जाते हैं और तब तक सुरक्षित रहती हैं।
11. ऑडिट और जानकारी
अनुरोध पर, आपको इस समझौते के अनुपालन को प्रदर्शित करने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान की जाएगी। ऑडिट, जिसमें आपके द्वारा या आपके द्वारा नियुक्त स्वतंत्र ऑडिटर द्वारा निरीक्षण शामिल हैं, उचित पूर्व सूचना के साथ, सामान्य व्यापार घंटों के दौरान, गोपनीयता के अधीन और इस तरह से किए जाने की अनुमति है कि अन्य ग्राहकों की सुरक्षा से समझौता न हो। जब तक कि किसी पर्यवेक्षी प्राधिकरण द्वारा आवश्यक न हो या व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन के बाद, ऑडिट साल में एक बार और आपके खर्च पर किए जाते हैं।
12. अंतर्राष्ट्रीय स्थानांतरण
जहाँ व्यक्तिगत डेटा को यूरोपीय आर्थिक क्षेत्र के बाहर एक देश में स्थानांतरित किया जाता है जो पर्याप्तता निर्णय से लाभान्वित नहीं होता है, वहाँ स्थानांतरण को यूरोपीय आयोग द्वारा अपनाए गए मानक संविदात्मक धाराओं द्वारा सुरक्षित किया जाता है, साथ ही किसी भी आवश्यक पूरक उपायों के साथ।
13. उत्तरदायित्व, प्राथमिकता और लागू कानून
सेवा की शर्तों में उत्तरदायित्व की सीमाएँ इस समझौते पर लागू होती हैं, जितनी कि कानून द्वारा अनुमति दी गई हो। व्यक्तिगत डेटा के संबंध में इस समझौते और सेवा की शर्तों के बीच संघर्ष की स्थिति में, यह समझौता प्राथमिकता रखता है। यह समझौता बेल्जियम के कानून द्वारा शासित है।